ファイル添付のマナーとルール

軽めのファイルならメールに添付して送付するのが、ずいぶん当たり前になった。一方、受け取った方はいうと、すんなり開けないこともある。ファイル添付のマナーとルールについて考えてみたい。

作成アプリケーションとバージョンを明記しよう

Illustratorひとつとっても、5.5/8.0/9.0/10/CS/CS2と、さまざまなバージョンが存在する。送信側と受信側でバージョンが異なると抜け落ちるものがあったり、開けないこともある。「Illustrator 8.0形式で保存」のように、最低限、バージョンを明記しておきたい。WordやExcelなどのOffice関連のファイルも同様。

複数のファイルを送る場合にはファイル数を明記する

3つ4つならOKとしても、バラバラと10個くらいのファイルを送る場合、ファイル数を明記しておけば受け取った側で確認しやすい。さらにファイル名をリストアップしておけば、万が一、ファイル名の文字化けがあっても受け取った側で修正しやすい。

ページものにはページ数を明記する

PDFファイルなど、ページもの（複数ページで構成するファイル）にはページ数を明記しておくとよいだろう。1ページ目しか見ていないというケースが稀にある。

私の場合、「（PDF、ページ、MB）」を「ぴー」、単語登録しておき、ファイル名、ページ数、ファイル容量を記載するようにしています。

今一度、ファイル名について考えてみる

たとえば「ABCコーポレーション」に対して見積書を添付する場合、多くの方が「ABCコーポレーション見積.pdf」のようにファイル名を設定するだろう。しかし、受け取った方はというと、自社名である「ABCコーポレーション見積.pdf」がたくさん存在してしまうことになる。

逆に、送り主の会社名だけにすると、今度は送り主側で同様の事態が起きるので「ABCコーポレーション見積fromスイッチ.pdf」のようにファイル名に、送り主の会社名を入れておくようにすればよいのではないか。

受信側にとって負担かもしれないとことも想定してみる

ブロードバンド時代の昨今、10MBくらいのファイルでも大丈夫という方がいる一方、次のようなケースがあり、必ずしも受け取れるわけではないことを忘れずにいたい。

• 外出先でPHSカードで通信している（添付ファイルをはじくことはできますが......）
• メールサーバの制限で、一定以上のファイルサイズは受け付けない

参加するプロジェクトによっては、CCやメーリングリストによって大量のメールが行き交うことがあるが、添付ファイルにいたってはほぼ無関係なものも少なくない。シェアする事実は重要だが、度を超すとちょっとヘビーだ。

なお、会社によっては、EXEだけでなく、ZIP形式も添付ファイルの形式にはNGといったハウスルールが存在することもあるので、あらかじめて確認しておきたい。 （サーバで自動的にはじいてしまい、はじいたことも知らされないことが多い）

FTPしてダウンロードしていただくことも検討したい

メールそのものの遅延・不達が当たり前になりつつあるが、添付ファイルがあるとさらにその確率が高まる。相手に送りたいファイルがある場合には、自社サーバなどにアップして、そのURLを教えるといった方法も検討したい。

自社サーバがない場合、Yahoo!ブリーフケースなどの利用も検討できる。受け取り側の不手際などで再送を依頼される場合、外出先からだと送れないといった事態を回避できるが、リンク切れに注意したい。

まとめ

上記は、長年のトラブル（送り側／受け取り側）がネタだ。さらにいえば圧縮方法なども触れなければならないところ。 まとめると、送り先の環境やスキル、状況を考慮して、一歩先回りして気配りするということだろうか。

これといったコツや、ハウスルールがあれば、ぜひコメントなどいただければ幸いです。

追記（2013年12月18日）：

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